Comptes et acces
Connexion, inscription, roles et informations societe.
Qui peut utiliser WorkFlexStay?+
WorkFlexStay est concu pour les fournisseurs d hebergement, les agences et les representants d entreprise qui gerent l accommodation des travailleurs.
Que faire si j ai oublie mon mot de passe?+
Utilisez le lien forgot password sur la page de login. Vous recevrez un email avec un lien de reinitialisation securise.
Pourquoi les donnees de societe sont-elles necessaires?+
Les donnees de societe sont utilisees pour les contrats, factures, verification, communication et securite de la plateforme.
Pour les agences
Recherche de logement, demandes de reservation et offres.
Comment trouver un logement?+
Utilisez Find Housing, filtrez par ville, dates, personnes, prix et disponibilite, puis ouvrez une property pour envoyer une demande ou contacter le provider.
Puis-je demander moins de chambres que toute la property?+
Oui. Le provider peut accepter seulement les chambres demandees ou exiger la facturation de toute la property disponible avant generation du contrat.
Ou voir les offres recues?+
Ouvrez le dashboard agence et allez dans Received Offers. Vous pouvez y verifier, accepter ou refuser les offres.
Pour les fournisseurs d hebergement
Listings, disponibilite et approbation des bookings.
Comment ajouter un hebergement?+
Allez dans le tableau de bord des fournisseurs d hebergement, choisissez Ajouter un hebergement et completez adresse, capacite, chambres, prix, utilities, photos et informations compliance.
Puis-je rendre une property unavailable?+
Oui. Dans My Properties, vous pouvez marquer une property unavailable si elle est louee ailleurs ou si elle ne doit pas recevoir de demandes.
Que se passe-t-il quand j accepte une booking?+
La plateforme lance le flux de contrat. Les deux parties peuvent verifier et signer digitalement, puis la premiere facture et le paiement suivent.
Contrats et signature
Contrats digitaux, audit trail et documents signes.
Les contrats sont-ils signes digitalement?+
Oui. WorkFlexStay enregistre nom, email, timestamp, adresse IP, signature ID et confirmations acceptees pour le signing audit trail.
Ou telecharger le contrat?+
Ouvrez la page du contrat depuis votre dashboard et utilisez Download PDF apres generation ou signature du contrat.
Que faire si une partie n a pas encore signe?+
La page du contrat montre quelle partie doit encore signer. La plateforme peut envoyer notifications et reminders.
Factures et paiements
Premieres factures, factures mensuelles et references de paiement.
Quand la premiere facture est-elle creee?+
La premiere facture est creee apres l etape de signature requise. Elle peut inclure loyer prorata, loyer du mois suivant, service costs, depot, cleaning fee, platform fee et TVA si applicable.
Quand les factures mensuelles sont-elles generees?+
Le monthly invoice cron est prepare pour le 7 de chaque mois. Actuellement il cree des draft invoices pour verification avant envoi.
Pourquoi la reference de paiement est importante?+
La reference lie le paiement a la bonne facture, au bon contrat et au bon compte client. Utilisez toujours exactement la reference affichee sur invoice/payment overview.
Check-in, check-out et depot
Etat du logement, photos, compteurs et deduction des dommages.
Quand le check-in peut-il etre complete?+
Le check-in est disponible apres que le contrat et le premier invoice/payment flow soient prets selon le statut de la plateforme.
Qu est-ce qui est enregistre au check-out?+
Le check-out peut inclure photos, releves de compteurs, notes, dommages, factures ou preuves utilisees pour le reglement du depot.
Qui decide des deductions du depot?+
Les deductions doivent etre soutenues par des preuves. WorkFlexStay facilite l enregistrement et la communication, mais le litige reste entre provider et client sauf accord ecrit contraire.
Inscription et profil
Création du compte, vérification et modifications.
Comment créer un compte WorkFlexStay ?+
Choisissez Inscription, Agency ou Provider/Landlord, complétez les données et acceptez les Conditions et la Confidentialité. Les agences utilisent un compte société ; les providers peuvent choisir société ou privé.
Quelles informations sont nécessaires ?+
Selon le rôle : email professionnel, représentant, téléphone, adresse, KvK, VAT / BTW et coordonnées bancaires peuvent être requis.
Un propriétaire privé peut-il s’inscrire ?+
Oui. Un provider peut choisir un compte privé. Une agence doit utiliser un compte professionnel de société.
Puis-je modifier mon profil ou mot de passe ?+
Oui. Le Profil permet de modifier les données autorisées. Le changement de mot de passe exige l’ancien ; sinon utilisez la réinitialisation sécurisée.
Demandes et offres
Statut, propositions modifiées et réservations partielles.
Que peut faire un provider avec une demande ?+
Il peut accepter, proposer d’autres dates, chambres ou prix, ou refuser. L’agence reçoit le statut actualisé.
Comment voir si une demande est acceptée ?+
Consultez Booking Requests, notifications et Messages. Le statut indique attente, modification, acceptation ou refus.
Comment fonctionnent les réservations partielles ?+
Si la location par chambre est permise, le provider peut accepter uniquement les chambres demandées. Chaque réservation a son contrat, sa facture et son check-in.
Peut-on modifier dates ou capacité avant le contrat ?+
Oui. Une proposition révisée peut être envoyée avant génération du contrat et doit être acceptée par l’autre partie.
Annonces et disponibilité
Brouillons, photos, prix et conformité.
Puis-je reprendre plus tard une propriété incomplète ?+
Oui. Le formulaire est enregistré en brouillon. Le dashboard landlord affiche le brouillon et reprend à l’étape sauvegardée.
Comment ajouter et organiser les photos ?+
Ajoutez des photos claires des chambres et équipements. Choisissez la couverture et l’ordre. Limite : 30 photos par propriété.
Comment le prix hebdomadaire est-il facturé ?+
Il peut être affiché dans la recherche, mais contrats et factures mensuels utilisent prix hebdomadaire × 52 ÷ 12.
Que signifient SNF, PKS et label énergétique ?+
Le provider peut ajouter les informations disponibles et reste responsable de leur exactitude et validité.
Factures, paiements et frais
Méthodes, calendrier des factures et échecs.
Quelle devise et quels moyens de paiement ?+
Les factures sont en EUR. Les instructions de paiement disponibles apparaissent sur la facture ou la page de paiement concernée, selon le compte et la facture.
Combien coûte WorkFlexStay ?+
Les frais applicables sont indiqués dans les Conditions, la facture ou le résumé de paiement selon le niveau de commission.
Que faire si un paiement échoue ?+
Rouvrez la facture et vérifiez le statut. Suivez les instructions de paiement actuelles si elle reste impayée. Ne créez pas de doublon tant qu’un paiement antérieur est encore en attente.
Puis-je télécharger ou recevoir une facture par email ?+
Oui. Le PDF est disponible dans Factures. Lorsque l’envoi email est actif, la facture et les données de paiement sont envoyées à l’agence.
Sécurité, règles et support
Règles du logement, signalements et preuves.
Où trouver les règles du logement ?+
Les house rules et notes du provider peuvent figurer dans les détails. L’agence doit s’assurer que les occupants les respectent.
WorkFlexStay garantit-il SNF ou la conformité légale ?+
Non. Le provider reste responsable des informations, permis, règles municipales, occupation et conformité. WorkFlexStay facilite le processus numérique.
Comment signaler une annonce fausse ou dangereuse ?+
Utilisez Contact ou la procédure de réclamation avec la référence de propriété, compte, booking ou message et des captures ou preuves.
Quelles informations envoyer au support ?+
Indiquez l’email du compte et, si disponibles, les numéros de propriété, booking, contrat et facture, avec une explication et des captures.