Accounts en toegang
Login, registratie, rollen en bedrijfsgegevens.
Wie kan WorkFlexStay gebruiken?+
WorkFlexStay is gemaakt voor accommodatieaanbieders, uitzendorganisaties en bedrijfsvertegenwoordigers die personeelsaccommodatie beheren.
Wat doe ik als ik mijn wachtwoord ben vergeten?+
Gebruik de forgot password link op de loginpagina. Je ontvangt een email met een veilige resetlink.
Waarom zijn bedrijfsgegevens nodig?+
Bedrijfsgegevens worden gebruikt voor contracten, facturen, verificatie, communicatie en platformveiligheid.
Voor agencies
Woningen zoeken, boekingsverzoeken en aanbiedingen.
Hoe vind ik accommodatie?+
Gebruik Accommodatie zoeken, filter op stad, data, personen, prijs en beschikbaarheid, en open daarna een accommodatie om een boekingsaanvraag te sturen of de accommodatieaanbieder te contacteren.
Kan ik minder kamers aanvragen dan de volledige accommodatie?+
Ja. De accommodatieaanbieder kan alleen de gevraagde kamers accepteren of aangeven dat de volledige beschikbare accommodatie wordt gefactureerd voordat het contract wordt gemaakt.
Waar zie ik ontvangen aanbiedingen?+
Open het agency dashboard en ga naar Received Offers. Daar kun je aanbiedingen bekijken, accepteren of afwijzen.
Voor accommodatieaanbieders
Listings, beschikbaarheid en booking approvals.
Hoe voeg ik accommodatie toe?+
Ga naar het dashboard voor accommodatieaanbieders, kies Accommodatie toevoegen en vul adres, capaciteit, kamers, prijzen, nutsvoorzieningen, foto's en compliancegegevens in.
Kan ik een property unavailable maken?+
Ja. In My Properties kun je een property unavailable zetten als deze elders is verhuurd of tijdelijk geen aanvragen moet ontvangen.
Wat gebeurt er als ik een booking accepteer?+
Het platform start de contractflow. Beide partijen kunnen digitaal controleren en ondertekenen, waarna de eerste factuur en betaling volgen.
Contracten en ondertekening
Digitale contracten, audit trail en signed documents.
Worden contracten digitaal ondertekend?+
Ja. WorkFlexStay registreert naam, email, tijdstip, IP-adres, signature ID en de geaccepteerde bevestigingen voor de signing audit trail.
Waar kan ik het contract downloaden?+
Open de contractpagina vanuit je dashboard en gebruik Download PDF nadat het contract is gegenereerd of ondertekend.
Wat als een partij nog niet heeft getekend?+
De contractpagina toont welke partij nog moet tekenen. Het platform kan notificaties en reminders sturen.
Facturen en betalingen
Eerste facturen, maandelijkse facturen en betaalreferenties.
Wanneer wordt de eerste factuur gemaakt?+
De eerste factuur wordt gemaakt na de vereiste signing stap. Deze kan pro rata huur, volgende maand huur, servicekosten, borg, schoonmaakkosten, platform fee en BTW bevatten waar van toepassing.
Wanneer worden maandelijkse facturen gemaakt?+
De maandelijkse invoice cron is voorbereid voor de 7e van elke maand. Op dit moment worden conceptfacturen gemaakt voor controle voordat ze worden verzonden.
Waarom is de betaalreferentie belangrijk?+
De betaalreferentie koppelt een betaling aan de juiste factuur, het juiste contract en het juiste klantaccount. Gebruik altijd exact de referentie op de factuur of payment overview.
Check-in, check-out en borg
Staat van de woning, fotos, meters en schadeafhandeling.
Wanneer kan check-in worden gedaan?+
Check-in is beschikbaar nadat het contract en de eerste factuur/betaling volgens de platformstatus klaar zijn.
Wat wordt bij check-out geregistreerd?+
Check-out kan fotos, meterstanden, notities, schade, facturen of ander bewijs bevatten voor de borgafhandeling.
Wie beslist over borginhoudingen?+
Borginhoudingen moeten met bewijs worden ondersteund. WorkFlexStay faciliteert registratie en communicatie, maar het geschil blijft tussen de accommodatieaanbieder en klant tenzij anders schriftelijk afgesproken.
Registratie en profiel
Account aanmaken, verificatie en profielwijzigingen.
Hoe maak ik een WorkFlexStay-account aan?+
Kies Registreren, selecteer Agency of Provider/Landlord, vul de bedrijfsgegevens in en accepteer de Voorwaarden en het Privacybeleid. Agencies registreren als bedrijf; providers kunnen bedrijf of particulier kiezen.
Welke gegevens zijn nodig bij registratie?+
Afhankelijk van rol en accounttype kunnen zakelijk e-mailadres, vertegenwoordiger, telefoon, adres, KvK, BTW en bankgegevens nodig zijn.
Kan een particuliere verhuurder zich registreren?+
Ja. Een provider kan een particulier account kiezen bij particuliere verhuur. Agencies gebruiken altijd een professioneel bedrijfsaccount.
Kan ik mijn profiel of wachtwoord wijzigen?+
Ja. In Profiel kun je toegestane contact- en bedrijfsgegevens wijzigen. Voor een wachtwoordwijziging is het huidige wachtwoord nodig; bij vergeten wachtwoord gebruik je de resetlink.
Boekingsverzoeken en aanbiedingen
Status, gewijzigde voorstellen en deelboekingen.
Wat kan een provider met een boekingsverzoek doen?+
De provider kan accepteren, andere data, kamers of prijs voorstellen, of afwijzen. De agency ontvangt de nieuwe status in het platform.
Hoe zie ik of een verzoek is geaccepteerd of afgewezen?+
Controleer Boekingsverzoeken, notificaties en Berichten. De status toont wachten, gewijzigd, geaccepteerd of afgewezen.
Hoe werken gedeeltelijke kamerboekingen?+
Als verhuur per kamer is toegestaan, kan de provider alleen de gevraagde kamers accepteren. Elke deelboeking krijgt een eigen contract, factuur en check-in. Overige kamers kunnen beschikbaar blijven.
Kunnen data of capaciteit voor het contract worden gewijzigd?+
Ja. Voor contractgeneratie kan een gewijzigd voorstel worden gestuurd. De andere partij moet dit eerst accepteren.
Woningadvertenties en beschikbaarheid
Concepten, foto’s, prijzen en compliance.
Kan ik een onvoltooide woning later afmaken?+
Ja. De onboarding wordt als concept opgeslagen. Het landlord dashboard toont het onvoltooide concept en hervat de opgeslagen stap.
Hoe voeg en rangschik ik woningfoto’s?+
Upload duidelijke foto’s van kamers en voorzieningen. Kies een omslagfoto en bepaal de volgorde. Er zijn maximaal 30 foto’s per woning.
Hoe worden weekprijzen in contracten en facturen gebruikt?+
Weekprijzen kunnen in zoeken worden getoond. Maandcontracten en facturen gebruiken weekprijs maal 52 gedeeld door 12.
Wat betekenen SNF, PKS en energielabel?+
Providers kunnen beschikbare compliance- en kwaliteitsgegevens toevoegen. De provider blijft verantwoordelijk voor juistheid en geldigheid.
Facturen, betalingen en kosten
Betaalmethoden, factuurmomenten en mislukte betalingen.
Welke valuta en betaalmethoden worden gebruikt?+
Facturen zijn in EUR. De beschikbare betaalinstructies staan op de betreffende factuur of betaalpagina, afhankelijk van de account- en factuurinstellingen.
Wat kost WorkFlexStay?+
Toepasselijke platformkosten staan in de Voorwaarden, factuur of het betalingsoverzicht. De fee volgt de geldende commissieschaal.
Wat doe ik bij een mislukte betaling of terugkeer uit checkout?+
Open de factuur opnieuw en controleer de status. Volg de actuele betaalinstructies als deze nog onbetaald is. Maak geen dubbele betaling terwijl een eerdere betaling nog pending is.
Kan ik een factuur downloaden of per e-mail ontvangen?+
Ja. Download de PDF vanuit Facturen. Wanneer e-mailverzending actief is, kan de factuur met betaalgegevens naar de agency worden gestuurd.
Veiligheid, regels en support
Huisregels, meldingen en bewijs.
Waar staan de huisregels?+
Huisregels en opmerkingen kunnen in de woningdetails staan. De agency moet zorgen dat bewoners deze regels naleven.
Garandeert WorkFlexStay SNF of wettelijke compliance?+
Nee. Providers zijn verantwoordelijk voor juistheid, vergunningen, gemeentelijke regels, bezetting en compliance. WorkFlexStay faciliteert alleen het platformproces.
Hoe meld ik een onveilige, valse of verdachte advertentie?+
Gebruik contact of de klachtenprocedure en vermeld woning-, account-, boekings- of berichtreferentie met screenshots of ander bewijs.
Welke informatie stuur ik naar support?+
Vermeld account-e-mail en indien beschikbaar woning-, boekings-, contract- en factuurnummer, plus een duidelijke uitleg en screenshots.