Versie v1.1 | Ingangsdatum 10 juli 2026

Privacy- en Cookiebeleid van WorkFlexStay

Dit Privacy- en Cookiebeleid legt uit hoe WorkFlexStay persoonsgegevens verwerkt en cookies gebruikt wanneer Gebruikers het WorkFlexStay-platform, de website, het dashboard, boekingstools, contracttools, betaalflows, het berichtensysteem en aanverwante diensten bezoeken of gebruiken.

Verwerkingsverantwoordelijke

WorkFlexStay

van Hushovenstraat 6

5913VG Venlo

Nederland

E-mail: office@workflexstay.nl

Telefoon: +31 6 87099914

KvK: 42067675

BTW: NL005469340B21

1. Toepassingsgebied

Dit Beleid geldt voor Providers en Landlords, Clients en Agencies, bedrijfsvertegenwoordigers, accountgebruikers, personen die met WorkFlexStay communiceren, website- of Platformbezoekers en personen van wie gegevens voorkomen in contracten, facturen, berichten, auditlogs, bewijsstukken of supportverzoeken.

Het Platform is bestemd voor B2B- en professioneel gebruik.

2. Rol van WorkFlexStay

WorkFlexStay treedt doorgaans op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden verwerkt voor accountaanmaak en administratie, bedrijfs- en accountverificatie, Platformwerking, boekingsadministratie, contractgeneratie, digitale ondertekening, betalingsadministratie, factuurondersteuning, fraudepreventie, beveiliging, geschilondersteuning, wettelijke naleving, Platformcommunicatie en klantenondersteuning.

In specifieke situaties kan een andere partij zelfstandig het doel en de middelen bepalen van gegevens die zij in het Platform invoert of via het Platform ontvangt. Wanneer WorkFlexStay persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructie van een andere partij verwerkt en als verwerker optreedt, kan waar vereist een afzonderlijke verwerkersregeling gelden.

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van het gebruik van het Platform kan WorkFlexStay de volgende categorieen persoonsgegevens verwerken.

Account- en contactgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, account-ID’s, taalvoorkeuren en accountrol.
Bedrijfs- en verificatiegegevens: bedrijfsnaam, KvK-informatie, VAT / BTW-informatie, bedrijfsadres, vertegenwoordigersgegevens, verificatiestatus en zakelijke relatie-informatie.
Boekings- en accommodatiegegevens: boekingsaanvragen, accommodatiegegevens, datums, bezettingsinformatie, prijzen, servicekosten, boekingsstatus, aanbiedingen en acceptaties.
Contract- en handtekeninggegevens: contractgegevens, informatie over ondertekenaars, handtekeningrecords, acceptatierecords, contractreferenties, documentversies en auditinformatie.
Betalings- en factuurgegevens: factuurinformatie, betalingsreferenties, betalingstatus, uitbetalingsinformatie, mandaatstatus, mislukte betalingstatus, terugbetalingsstatus, reversal- of chargebackinformatie en beperkte bankgegevens waar vereist.
Communicatie- en bewijsgegevens: Platformberichten, supportverzoeken, klachtinformatie, geuploade bewijsstukken, inspectierecords, foto’s of andere materialen die door Gebruikers worden ingediend.
Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, tijdstempels, user-agent, logininformatie, sessie-informatie, beveiligingsevents, auditlogs en cookievoorkeuren.

4. Gegevens die wij proberen niet te verzamelen

Voor de MVP / Beta-versie probeert WorkFlexStay onnodige persoonsgegevens over individuele Occupants te vermijden. Tenzij wettelijk of operationeel vereist, zou het Platform niet moeten vragen om BSN-nummers, kopieen van identiteitsdocumenten, geboortedata, nationaliteit, arbeidsovereenkomsten, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of onnodige gevoelige persoonsgegevens.

Waar mogelijk gebruikt WorkFlexStay bezettingsaantallen in plaats van gedetailleerde persoonsgegevens over individuele Occupants. Gebruikers mogen geen onnodige persoonlijke of gevoelige gegevens over andere personen uploaden.

5. Doeleinden en rechtsgronden

WorkFlexStay verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een passende rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de verwerking kunnen de volgende doeleinden en rechtsgronden gelden.

Accountaanmaak en Platformtoegang: uitvoering van een overeenkomst of stappen op verzoek van de Gebruiker voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.
Bedrijfs- en vertegenwoordigersverificatie: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen bij een betrouwbaar B2B-Platform en, waar van toepassing, wettelijke verplichtingen.
Advertenties, boekingen en aanbiedingen: uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst.
Contractgeneratie en digitale ondertekening: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigde belangen bij bewijs van uitvoering, fraudepreventie en geschiloplossing.
Handtekening- en audittrails: gerechtvaardigde belangen bij beveiliging, fraudepreventie, juridisch bewijs, handhaving en geschilbehandeling.
Factuur- en betalingsadministratie: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen bij betalingsadministratie en invordering, en wettelijke verplichtingen waar van toepassing.
Boekhouding en juridische administratie: wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen bij het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.
Platformberichten en communicatie: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigde belangen bij Platformintegriteit, fraudepreventie, geschilbehandeling en voorkoming van verboden omzeiling.
Beveiliging en fraudepreventie: gerechtvaardigde belangen bij beveiliging, fraudepreventie en bescherming van bedrijfsactiviteiten en Gebruikers, en wettelijke verplichtingen waar van toepassing.
Servicecommunicatie: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen waar van toepassing.
Marketing: toestemming waar vereist of een andere rechtsgrond waar specifiek toegestaan door toepasselijk recht.
Niet-essentiele analytics en cookies: toestemming waar vereist.

6. Digitale handtekening en auditgegevens

Wanneer een Gebruiker juridische of transactionele informatie ondertekent, accepteert of bevestigt, kan WorkFlexStay naam van ondertekenaar, e-mail, User-ID, company-ID, IP-adres, UTC-tijdstempel, user-agent, checkboxstatus, signature-ID, contractreferentie, contractversie, Terms-versie, Privacy Policy-versie, PDF-hash, contracthash en vergrendelde snapshotgegevens bewaren.

Deze informatie kan worden verwerkt om uitvoering te bewijzen, betrouwbare administratie bij te houden, fraude te voorkomen, geschillen te onderzoeken, Platformintegriteit te beschermen en rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

7. Betalingsgegevens

Betalingen kunnen worden verwerkt via betaalpartners, waaronder Stripe of andere betaalproviders die via het Platform beschikbaar worden gesteld.

Afhankelijk van de toepasselijke betaalflow kan WorkFlexStay betalingstatus, betalingsreferenties, factuurgegevens, uitbetalingsstatus, mandaatstatus, informatie over mislukte incasso, terugbetalingsstatus, reversal-informatie, chargebackinformatie en beperkte bank- of accountinformatie ontvangen en verwerken waar operationeel vereist.

Wanneer een tijdelijke betaalregeling wordt gebruikt omdat een Provider nog niet geregistreerd, geverifieerd of technisch geactiveerd is bij de toepasselijke betaalprovider, kan WorkFlexStay informatie verwerken die nodig is om de betreffende betaling te ontvangen, te reconciliëren en over te maken overeenkomstig de toepasselijke boekings- en betaalregeling.

Volledige betaalkaartgegevens worden niet door WorkFlexStay opgeslagen, tenzij dit uitdrukkelijk is vermeld, technisch vereist is en wettelijk is toegestaan. Kaart- en betaalgegevens kunnen in plaats daarvan rechtstreeks door de toepasselijke betaalprovider worden verwerkt.

8. Berichten en communicatie

Platformberichten kunnen worden opgeslagen en verwerkt om communicatiefunctionaliteit te bieden, boekingen te ondersteunen, fraude te voorkomen, misbruik te onderzoeken, geschillen te behandelen, de Voorwaarden af te dwingen, via het Platform geintroduceerde transacties te beschermen en veiligheid en beveiliging te verbeteren.

WorkFlexStay kan geautomatiseerde of handmatige maatregelen gebruiken om verboden contactgegevens te identificeren of te beperken waar Platformregels gelden, evenals spam, misbruik, onrechtmatige inhoud, fraude, beveiligingsdreigingen of doelbewuste pogingen om toepasselijke Platformverplichtingen te vermijden. Dergelijke verwerking gebeurt alleen waar redelijkerwijs nodig voor het relevante doel.

9. Delen van persoonsgegevens

WorkFlexStay kan persoonsgegevens waar nodig delen met betaaldienstverleners, hosting- en infrastructuurproviders, e-mail- en notificatieproviders, verificatieproviders, boekhoud- en factuurproviders, analyticsproviders waar ingeschakeld en rechtmatig gebruikt, professionele adviseurs, juridische en complianceadviseurs, overheidsinstanties waar wettelijk vereist en andere Gebruikers die betrokken zijn bij relevante boekingen, contracten, handtekeningen, facturen, betalingen of geschillen.

WorkFlexStay deelt alleen gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het relevante doel. De specifieke providers die WorkFlexStay gebruikt kunnen wijzigen naarmate de Platforminfrastructuur zich ontwikkelt.

10. Internationale doorgiften

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar GDPR / AVG waarborgen vereist voor internationale doorgifte, gebruikt WorkFlexStay een passend doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, Standard Contractual Clauses of een andere wettelijk erkende waarborg.

11. Bewaartermijnen

WorkFlexStay bewaart persoonsgegevens alleen zolang dit redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt.

Bewaartermijnen hangen af van factoren zoals de duur van het Gebruikersaccount, de boekings- of contractuele relatie, fiscale en boekhoudkundige eisen, wettelijke bewaarplichten, betalings- en transactievereisten, verjaringstermijnen voor rechtsvorderingen, actieve of redelijkerwijs te verwachten geschillen, fraudepreventie, beveiligingseisen en de noodzaak om contractuitvoering of acceptatie te bewijzen.

Contract-, handtekening-, factuur-, boekhoud- en betalingsrecords kunnen langer worden bewaard waar dit nodig is om wettelijke verplichtingen na te leven, betrouwbaar bewijs te behouden of rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. Waar Nederlands fiscaal of boekhoudrecht specifieke records gedurende een wettelijke periode vereist, bewaart WorkFlexStay die records ten minste gedurende de toepasselijke periode.

Berichten, technische logs, supportinformatie en cookieconsentrecords worden alleen bewaard zolang redelijkerwijs nodig is voor hun vermelde doelen, beveiliging, geschilbehandeling of wettelijke naleving. Gegevens die niet langer redelijkerwijs nodig zijn, worden verwijderd, geanonimiseerd of anderszins behandeld overeenkomstig toepasselijk recht en technische mogelijkheden.

12. Beveiliging

WorkFlexStay gebruikt redelijke technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van het Platform en de verwerkingsactiviteiten. Maatregelen kunnen authenticatiecontroles, wachtwoordhashing, toegangscontrole, auditlogging, veilige hosting, versleutelde verbindingen waar van toepassing, beperkte administratieve toegang, back-ups, monitoring, dataminimalisatie en account- en beveiligingscontroles omvatten.

Geen enkel online systeem kan absolute beveiliging garanderen. Gebruikers moeten hun inloggegevens beveiligen en vermoedelijke ongeautoriseerde toegang direct melden.

13. Procedure bij datalekken

WorkFlexStay beoordeelt en documenteert vermoedelijke of bevestigde persoonsgegevensinbreuken. Waar GDPR / AVG dit vereist, meldt WorkFlexStay dit aan de bevoegde toezichthouder en, waar van toepassing, aan betrokken personen.

Gebruikers moeten vermoedelijke ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of beveiligingsincidenten zonder onredelijke vertraging melden.

14. Rechten van betrokkenen

Onder GDPR / AVG kunnen personen rechten hebben zoals inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming en klacht bij een toezichthouder. Verzoeken kunnen worden ingediend via office@workflexstay.nl.

WorkFlexStay kan redelijke identiteitsverificatie vragen voordat op een verzoek wordt gehandeld. Sommige informatie moet mogelijk worden bewaard ondanks een verwijderingsverzoek waar dit nodig is voor contracten, facturen, boekhouding, fiscale verplichtingen, rechtsvorderingen, fraudepreventie, betalingsrecords, beveiliging of andere wettelijke verplichtingen.

Intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van verwerking die al voor de intrekking heeft plaatsgevonden onverlet.

15. Marketingcommunicatie

Serviceberichten die noodzakelijk zijn voor accounts, boekingen, contracten, handtekeningen, facturen, betalingen, beveiliging of juridische updates worden niet behandeld als optionele marketingberichten enkel omdat zij per e-mail of via een ander communicatiekanaal worden verzonden.

Marketingcommunicatie wordt alleen verzonden waar dit wettelijk is toegestaan. Waar vereist kunnen Gebruikers zich op elk moment afmelden voor marketingcommunicatie.

16. Kinderen

Het Platform is bedoeld voor zakelijke en professionele Gebruikers en is niet bedoeld voor kinderen. WorkFlexStay maakt niet bewust Platformaccounts aan voor kinderen.

17. Cookies en vergelijkbare technologieen

WorkFlexStay kan cookies en vergelijkbare technologieen gebruiken voor strikt noodzakelijke doeleinden, analytics, marketing en derde technologieen die betrokken zijn bij hosting, beveiliging, betalingen, analytics, communicatie of support.

Strikt noodzakelijke doeleinden omvatten login, authenticatie, beveiliging, accountsessies, taalvoorkeuren, contractondertekening, betaalflows, cookievoorkeuren en kernfunctionaliteit van het Platform. Deze technologieen kunnen worden gebruikt waar nodig om de gevraagde dienst te leveren of het Platform te beveiligen.

Analytics-technologieen kunnen worden gebruikt om Platformprestaties, fouten, navigatie en serviceverbetering te begrijpen. Waar toestemming wettelijk vereist is, worden analytics-technologieen niet geactiveerd voordat geldige toestemming is gegeven.

Marketing- of advertentietechnologieen kunnen worden gebruikt voor campagnemeting, advertising of conversietracking. Waar toestemming vereist is, worden deze technologieen niet geactiveerd voordat toestemming is gegeven.

18. Cookie-toestemming en instellingen

Waar vereist vraagt WorkFlexStay toestemming voordat niet-essentiele cookies of vergelijkbare technologieen worden geplaatst of geactiveerd. Gebruikers kunnen opties krijgen om alles te accepteren, niet-essentiele cookies te weigeren of voorkeuren te beheren.

Gebruikers kunnen toestemming later wijzigen of intrekken via Cookie Settings waar beschikbaar. Intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van verwerking voor de intrekking onverlet.

19. Updates van dit Beleid

WorkFlexStay kan dit Privacy- en Cookiebeleid bijwerken waar nodig wegens wetswijzigingen, Platformwijzigingen, nieuwe functionaliteit, beveiligingseisen, wijzigingen in providers of wijzigingen in verwerkingsactiviteiten.

De actuele versie en ingangsdatum worden via het Platform gepubliceerd. Materiele wijzigingen kunnen worden gecommuniceerd via e-mail, dashboardmelding of een andere passende methode.

20. Contact