Privacy- en Cookiebeleid van WorkFlexStay

WorkFlexStay

van Hushovenstraat 6

5913VG Venlo

Nederland

E-mail: contact@workflexstay.nl

Telefoon: +31 6 16483682

KvK: 42067675

BTW: NL005469340B21

Dit Beleid geldt voor Aanbieders en Verhuurders, Klanten en Bureaus, bedrijfsvertegenwoordigers, accountgebruikers, personen die met WorkFlexStay communiceren, bezoekers en personen van wie gegevens voorkomen in contracten, facturen, berichten, auditlogs of supportverzoeken. Het Platform is bestemd voor B2B- en professioneel gebruik.

WorkFlexStay is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor accountaanmaak, bedrijfsverificatie, Platformbeheer, boekingsadministratie, contractgeneratie, digitale ondertekening, betalingsadministratie, factuurondersteuning, fraudepreventie, geschilbehandeling, beveiliging, wettelijke naleving, communicatie en ondersteuning. Wanneer gegevens namens een andere partij worden verwerkt, kan een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gelden.

Wij kunnen account-, bedrijfs-, verificatie-, boekings-, huisvestings-, contract-, handtekening-, betalings-, factuur-, communicatie-, technische en beveiligingsgegevens verwerken. Dit kan contactgegevens, bedrijfsidentificaties, bankgegevens, boekingsinformatie, woning- en huurdata, ondertekenings- en auditgegevens, factuur- en betalingsreferenties, berichten, geüpload bewijs, login- en beveiligingslogs, sessiegegevens en cookievoorkeuren omvatten.

Voor de MVP / Beta vermijdt WorkFlexStay onnodige persoonsgegevens over individuele Bewoners. Tenzij wettelijk of operationeel vereist, vraagt het Platform niet om BSN-nummers, kopieën van identiteitsdocumenten, geboortedata, nationaliteit, arbeidsovereenkomsten, medische gegevens, strafrechtelijke gegevens of andere onnodige gevoelige gegevens. Waar mogelijk worden alleen bezettingsaantallen gebruikt.

Gegevens worden verwerkt voor accountbeheer, verificatie, advertenties, aanvragen en aanbiedingen, contracten en facturen, ondertekening, audit trails, betalingen, communicatie, ondersteuning, borgclaims en geschillen, fraudepreventie, beveiliging, administratie, wettelijke verplichtingen, verbetering van prestaties en communicatie over diensten of juridische wijzigingen.

WorkFlexStay verwerkt gegevens op basis van overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang en toestemming. Toestemming geldt onder meer voor bepaalde niet-essentiële cookies, marketingcommunicatie en optionele analyses waar dit vereist is.

Bij ondertekening of acceptatie kan WorkFlexStay naam, e-mail, gebruikers- en bedrijfs-ID, IP-adres, UTC-tijdstempel, user-agent, checkboxstatus, handtekening-ID, contractreferentie en -versie, voorwaarden- en privacyversies, PDF-hash, contracthash en vergrendelde momentopname bewaren. Dit ondersteunt bewijs, fraudepreventie, geschillen en juridisch relevante administratie.

Betalingen kunnen worden verwerkt door Mollie of andere betaalpartners. WorkFlexStay kan betaalstatussen, referenties, factuurgegevens, uitbetalingsgegevens, SEPA-mandaatstatus, chargebackstatus en terugbetalingsstatus ontvangen en bewaren. Volledige kaartgegevens worden niet opgeslagen, tenzij uitdrukkelijk vermeld en wettelijk toegestaan.

Berichten kunnen worden opgeslagen voor communicatie, boekingen, fraudepreventie, voorkoming van omzeiling, geschillen, handhaving van Voorwaarden en veiligheid. WorkFlexStay kan verboden contactgegevens, misbruik, illegale inhoud, spam of pogingen tot omzeiling van Platformkosten filteren of blokkeren.

Gegevens kunnen waar nodig worden gedeeld met betaal-, hosting-, e-mail-, notificatie-, analyse-, verificatie-, boekhoud- en factuurproviders, juridische of compliance-adviseurs, autoriteiten en andere Gebruikers die betrokken zijn bij boekingen, contracten, handtekeningen, facturen of geschillen.

Sommige dienstverleners verwerken gegevens buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte. WorkFlexStay past waar vereist passende AVG-waarborgen toe.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig, tenzij een langere periode vereist is voor belasting, boekhouding, geschillen of juridische claims. Contract-, handtekening-, factuur- en betalingsgegevens kunnen worden bewaard om uitvoering te bewijzen en wettelijke bewaarplichten na te komen. Berichten, technische logs en toestemmingsregistraties worden alleen bewaard zolang redelijkerwijs nodig.

WorkFlexStay gebruikt redelijke technische en organisatorische maatregelen, waaronder authenticatie, wachtwoordhashing, toegangscontrole, auditlogs, veilige hosting, versleutelde verbindingen waar van toepassing, beperkte admintoegang, back-ups, monitoring en dataminimalisatie. Gebruikers moeten hun inloggegevens veilig houden.

WorkFlexStay beoordeelt en documenteert datalekken en meldt deze waar vereist aan de toezichthouder en/of betrokken personen. Gebruikers moeten vermoedelijke ongeautoriseerde toegang onmiddellijk melden.

Onder de AVG kunnen personen recht hebben op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar, overdraagbaarheid, intrekking van toestemming en het indienen van een klacht. Verzoeken kunnen naar contact@workflexstay.nl. Identiteitsverificatie kan nodig zijn en sommige gegevens moeten worden bewaard voor contracten, facturen, claims, fraudepreventie, belasting, boekhouding of beveiliging.

Noodzakelijke serviceberichten kunnen zonder marketingtoestemming worden verzonden voor accounts, boekingen, betalingen, contracten of beveiliging. Marketingmails worden alleen verzonden waar toegestaan en Gebruikers kunnen zich altijd afmelden.

Het Platform is bedoeld voor zakelijke gebruikers en niet voor kinderen. WorkFlexStay maakt niet bewust accounts voor kinderen aan.

Strikt noodzakelijke cookies ondersteunen login, beveiliging, sessies, taal, ondertekening, betalingen, voorkeuren en kernfunctionaliteit. Analytische cookies helpen prestaties en navigatie verbeteren. Marketingcookies kunnen advertenties of conversiemeting ondersteunen. Derde partijen kunnen cookies plaatsen voor hosting, analyse, betaling, beveiliging, communicatie of ondersteuning.

Waar vereist vraagt WorkFlexStay toestemming voordat niet-essentiële cookies worden geplaatst. Gebruikers kunnen alles accepteren, niet-essentiële cookies weigeren of voorkeuren beheren en hun toestemming later wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen.

WorkFlexStay kan dit Beleid bijwerken en een nieuwe ingangsdatum publiceren. Materiële wijzigingen kunnen per e-mail, dashboardmelding of op andere passende wijze worden meegedeeld.

WorkFlexStay

van Hushovenstraat 6

5913VG Venlo

Nederland

E-mail: contact@workflexstay.nl

Telefoon: +31 6 16483682

KvK: 42067675

BTW: NL005469340B21