Algemene Voorwaarden van WorkFlexStay

WorkFlexStay is een professionele B2B-marktplaats en softwareplatform voor accommodatie, geexploiteerd onder de hieronder vermelde bedrijfsgegevens.

WorkFlexStay

van Hushovenstraat 6

5913VG Venlo

Nederland

E-mail: office@workflexstay.nl

Telefoon: +31 6 87099914

KvK: 42067675

BTW: NL005469340B21

WorkFlexStay levert digitale diensten voor professionele accommodatieadvertenties, boekingsaanvragen, aanbiedingen, berichten, boekingsadministratie, contractgeneratie, digitale ondertekening, factuuradministratie, betalingsadministratie en aanverwante Platformdiensten.

Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is bepaald, is WorkFlexStay niet de verhuurder, huurder, werkgever, eigenaar, vastgoedbeheerder of contractuele accommodatiepartij. Accommodatieovereenkomsten worden rechtstreeks gesloten tussen de betreffende Provider en Client.

WorkFlexStay kan het commerciele en administratieve proces tussen Gebruikers faciliteren zonder zelf accommodatieaanbieder of partij bij de accommodatieovereenkomst te worden.

Het Platform is bestemd voor professioneel en zakelijk gebruik, waaronder Providers, Landlords, Clients, Agencies en bevoegde bedrijfsvertegenwoordigers.

Door een account aan te maken of te gebruiken bevestigt een Gebruiker dat de verstrekte informatie juist en actueel is, dat de Gebruiker handelt voor professionele of zakelijke doeleinden, bevoegd is om namens de vertegenwoordigde onderneming of organisatie te handelen en, waar van toepassing, deze te binden, en toepasselijke wetgeving en contractuele verplichtingen zal naleven.

Het Platform is niet bedoeld voor consumentenboekingen van accommodatie.

Gebruikers moeten accurate account-, bedrijfs-, vertegenwoordigers-, KvK-, BTW-, adres-, bank- en contactgegevens verstrekken waar daarom wordt gevraagd.

WorkFlexStay kan interne controles en verificatiediensten van derden gebruiken om bedrijfs-, identiteits-, betalings-, bank- of accountgegevens te controleren.

WorkFlexStay kan aanvullende informatie vragen of functionaliteit tijdelijk beperken wanneer informatie onvolledig, inconsistent, onjuist, verouderd, verdacht is of redelijkerwijs verificatie vereist.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid en beveiliging van hun inloggegevens en voor activiteiten via hun accounts, behalve wanneer ongeautoriseerde activiteit is veroorzaakt door omstandigheden waarvoor de Gebruiker niet verantwoordelijk is.

Providers zijn verantwoordelijk voor de juistheid, rechtmatigheid en beschikbaarheid van accommodatie die via het Platform wordt aangeboden.

Door accommodatie te publiceren, aan te bieden of te bevestigen, bevestigt de Provider dat hij beschikt over de vereiste eigendomsrechten, contractuele bevoegdheid, beheersbevoegdheid of andere rechtmatige grondslag om de accommodatie aan te bieden.

De Provider blijft verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke eisen met betrekking tot de accommodatie en de huisvestingsregeling, waaronder vergunningen, bezettingsbeperkingen, veiligheidseisen, lokale regels, fiscale verplichtingen en andere wettelijke of contractuele eisen die op de Provider van toepassing zijn.

WorkFlexStay kan ondersteunende informatie vragen en advertenties beperken of verwijderen wanneer redelijke zorgen bestaan over juistheid, bevoegdheid, rechtmatigheid, veiligheid, fraude of misbruik van het Platform.

WorkFlexStay garandeert niet zelfstandig de juridische status, vergunningsstatus, staat, beschikbaarheid of geschiktheid van accommodatie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd.

Een boekingsaanvraag via het Platform is, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, een verzoek om accommodatie te verkrijgen en vormt op zichzelf geen gesloten accommodatieovereenkomst.

Wanneer een Agency een aanbieding via het Platform accepteert, kan een boekingsrecord worden aangemaakt met de status accepted. Deze acceptatie start de contractflow en kan de relevante accommodatie in het Platform reserveren of als niet beschikbaar markeren waar de geaccepteerde boeking de betreffende woning of capaciteit omvat.

Na acceptatie van een aanbieding kan het Platform automatisch een accommodatiecontract genereren met de status pending signatures. In dit stadium is het contract nog niet volledig afgerond en wordt de accommodatieovereenkomst in het Platform nog niet behandeld als actieve huur.

Het Platform is ontworpen zodat de Agency normaal gesproken als eerste tekent. Nadat de Agency tekent, kan de contractstatus wijzigen naar signed by Agency en kan de eerste factuur automatisch worden gegenereerd. De Provider / Landlord kan daarna worden gevraagd mede te ondertekenen.

De accommodatieovereenkomst wordt via het Platform pas volledig afgerond wanneer de vereiste partijen het toepasselijke ondertekeningsproces hebben voltooid en de contractstatus completed wordt.

Een boeking wordt in het Platform alleen behandeld als actieve huur, verhuurde woning of actieve accommodatieregeling wanneer de contractstatus completed is en de eerste factuur of vereiste eerste betaling als betaald is gemarkeerd.

Totdat deze stappen zijn voltooid, kunnen boeking, contract en betalingsstatus pending, conditional of incomplete blijven.

Betalingsverplichtingen, borgverplichtingen, startdatumverplichtingen, annuleringsgevolgen en andere boekingsvoorwaarden blijven geregeld door de toepasselijke accommodatieovereenkomst, boekingsinformatie, factuur en geaccepteerde betalingsvoorwaarden.

WorkFlexStay kan boekingsevents, acceptaties, statuswijzigingen, ondertekeningsevents, contractversies, factuurevents en tijdstempels vastleggen als onderdeel van de Platform-audittrail.

Boekingen, contracten, addenda en handtekeningen kunnen via het Platform worden aangemaakt, geaccepteerd en vastgelegd.

Waar van toepassing kan WorkFlexStay bewijs bewaren met betrekking tot uitvoering en acceptatie, waaronder naam van de ondertekenaar, e-mail, User- en company-ID, IP-adres, UTC-tijdstempel, user-agent, checkbox-acceptatiestatus, signature-ID, contractreferentie, contractversie, Terms-versie, Privacy Policy-versie, documenthash, contracthash en vergrendelde snapshotgegevens.

Gebruikers stemmen ermee in dat elektronische records, digitale handtekeningen, acceptatierecords en Platform-auditgegevens kunnen worden gebruikt als bewijs van uitvoering, acceptatie en transactiehistorie, met inachtneming van toepasselijk recht.

Gebruikers moeten contracten en boekingsgegevens controleren voordat zij deze ondertekenen of accepteren.

Wanneer een Provider nog niet is geregistreerd, geverifieerd of technisch geactiveerd bij de toepasselijke betaalprovider, kan WorkFlexStay, waar redelijkerwijs nodig voor een bestaande Platformboeking, tijdelijk een betaling ontvangen die met die boeking verband houdt onder een bekendgemaakte betaalregeling.

De Provider machtigt WorkFlexStay om een dergelijke betaling te administreren en te ontvangen met het doel de betreffende boeking of factuur af te wikkelen en het aan de Provider verschuldigde bedrag over te maken.

Wanneer deze tijdelijke regeling wordt gebruikt, streeft WorkFlexStay ernaar het aan de Provider verschuldigde bedrag binnen maximaal 24 uur over te maken nadat de gelden vrij beschikbaar zijn voor WorkFlexStay en de betaling rechtmatig en operationeel kan worden vrijgegeven.

De termijn van 24 uur kan worden beinvloed door inhoudingen van betaalproviders, bankbeperkingen, compliance- of verificatievereisten, vermoedelijke fraude, sanctiescreening, chargebackrisico, technische incidenten of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van WorkFlexStay.

Eventuele toepasselijke Platform Fee, overeengekomen kosten, terugbetaling, reversal of andere bedragen die uitdrukkelijk verschuldigd zijn op grond van de boeking of deze Voorwaarden kunnen worden geadministreerd overeenkomstig de toepasselijke betaalregeling.

Deze tijdelijke route is bedoeld als operationele fallback en wijzigt de onderliggende accommodatierelatie tussen Provider en Client niet. WorkFlexStay wordt niet de accommodatieaanbieder enkel doordat zij een betaling in verband met een Platformboeking administreert of tijdelijk ontvangt.

WorkFlexStay kan een Platform Fee in rekening brengen voor boekingen, transacties of diensten die via het Platform worden gesloten of geadministreerd.

Tenzij anders vermeld, worden Platform Fees berekend over de basishuur voor accommodatie exclusief BTW / VAT, borg, schoonmaakkosten, schade, overschrijding van nutsvoorzieningen en doorlopende kosten.

De toepasselijke Platform Fee kan ook worden getoond in het Platform, de boekingsflow, het betalingsoverzicht, de factuur of andere transactie-informatie.

Wanneer voor een boeking een specifieke vergoeding is bevestigd, kunnen de toepasselijke boekings- en transactierecords worden bewaard als bewijs van de overeengekomen vergoeding.

WorkFlexStay kan andere vergoedingen invoeren voor aanvullende of afzonderlijke diensten wanneer die vergoedingen duidelijk worden gecommuniceerd voordat zij van toepassing worden.

Als een SEPA-incasso of andere automatische incassopoging mislukt, wordt teruggeboekt, wordt geweigerd of niet kan worden geind wegens onvoldoende saldo, onjuiste of ongeldige mandaatgegevens, weigering, reversal of andere aan de Client toe te rekenen redenen, kan WorkFlexStay afzonderlijke mislukte-incassokosten in rekening brengen.

Deze WorkFlexStay-kosten staan los van eventuele Provider-kosten wegens te late betaling, contractuele rente, wettelijke handelsrente of incassokosten onder de accommodatieovereenkomst en komen toe aan WorkFlexStay.

Tenzij WorkFlexStay hiervan afziet, kan de eerste mislukte automatische incassopoging leiden tot een WorkFlexStay mislukte-incassovergoeding van EUR 3,50 inclusief 21% BTW. Na een mislukte poging kan WorkFlexStay contact opnemen met de Client en een verdere incassopoging doen. Waar incasso blijft mislukken, kan WorkFlexStay aanvullende redelijke pogingen en communicatie verrichten voordat een verhoogde mislukte-incassokost wordt toegepast. Een derde mislukte automatische incassopoging kan leiden tot een WorkFlexStay mislukte-incassokost van EUR 100 inclusief 21% BTW wanneer eerdere pogingen en redelijke betaalcommunicatie het probleem niet hebben opgelost.

WorkFlexStay kan een mislukte-incassokost kwijtschelden, verminderen of niet toepassen wanneer omstandigheden dit redelijkerwijs rechtvaardigen. WorkFlexStay kan onbetaalde mislukte-incassokosten opnemen in een latere incassopoging na kennisgeving aan de Client.

Het toepassen van een WorkFlexStay mislukte-incassokost heft de verplichting van de Client om de onderliggende factuur of andere rechtmatig verschuldigde bedragen te betalen niet op.

Providers zijn als enige verantwoordelijk voor het bepalen, selecteren en bevestigen van de juiste BTW-behandeling voor accommodatie, servicekosten, schoonmaakkosten, nutsvoorzieningen, borg, schade, annuleringskosten en andere bedragen die via het Platform beschikbaar worden gemaakt of gefactureerd.

WorkFlexStay kan standaard BTW-instellingen, automatische factuurberekeningen of algemene informatie aanbieden op basis van gegevens die in het Platform zijn ingevoerd, maar WorkFlexStay geeft geen fiscaal, boekhoudkundig of juridisch advies en bepaalt niet of een Provider BTW-plichtig, BTW-vrijgesteld of gerechtigd is een verlaagd, standaard- of nultarief toe te passen.

Door een woning toe te voegen, een boekingsaanbieding te maken of te accepteren, boekingsinformatie te bevestigen of een factuur via het Platform uit te geven, bevestigt de Provider dat de voor de relevante transactie geselecteerde of goedgekeurde BTW-informatie juist is voor de woning, het type verhuur, de geleverde diensten en de eigen fiscale positie van de Provider.

De Provider blijft verantwoordelijk voor het controleren van transactie- en factuurinformatie die wordt gegenereerd op basis van via het Platform verstrekte of bevestigde gegevens.

WorkFlexStay is niet aansprakelijk voor onjuiste BTW-behandeling die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of misleidende informatie, tarieven of instellingen die door een Provider zijn verstrekt, geselecteerd of bevestigd, behalve voor zover aansprakelijkheid wettelijk niet kan worden uitgesloten.

WorkFlexStay kan facturen en betalingsrecords genereren, administreren, leveren of ondersteunen op basis van boekings-, contract-, Provider-, Client-, fiscale en betalingsinformatie die via het Platform beschikbaar is.

Waar een factuur betrekking heeft op accommodatie of diensten geleverd door een Provider, blijft de onderliggende levering de verantwoordelijkheid van die Provider, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Gebruikers zijn verantwoordelijk voor de juistheid van bedrijfs-, fiscale, betaal- en factuurinformatie die zij verstrekken of bevestigen.

Door het Platform gegenereerde factuurnummers, betalingsreferenties, debiteurreferenties, contractreferenties en transactierecords kunnen worden opgeslagen voor administratie, boekhouding, reconciliatie, fraudepreventie en bewijsdoeleinden.

Waarborgsommen kunnen rechtstreeks aan de Provider worden betaald, via een betaalprovider worden verwerkt of via een andere tijdens het boekingsproces gecommuniceerde betaalregeling worden afgehandeld.

WorkFlexStay garandeert niet dat borg via dezelfde betaalroute wordt verwerkt als huur, servicekosten of Platform Fees.

Check-in- en check-outrecords, foto’s, video’s, facturen, notities, berichten, inspectierecords en tijdstempels kunnen worden gebruikt ter ondersteuning van claims met betrekking tot schade, schoonmaak, ontbrekende zaken, onbetaalde bedragen, inhoudingen op borg, staat van de accommodatie en andere boekingsgeschillen.

WorkFlexStay kan bewijsverzameling, communicatie en administratieve geschilondersteuning faciliteren, maar treedt niet op als rechter of arbiter, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.

De Provider en Client blijven verantwoordelijk voor hun eigen claims, bewijs en contractuele posities.

Gebruikers kunnen communiceren via Platformberichten en aanverwante communicatietools.

WorkFlexStay kan berichten opslaan, verwerken, filteren of beperken waar dit redelijkerwijs nodig is om het boekingsproces te laten functioneren, fraude of misbruik te voorkomen, deze Voorwaarden af te dwingen, Platformbeveiliging te beschermen, geschillen te onderzoeken, verboden omzeiling te voorkomen of wettelijke verplichtingen na te leven.

Gebruikers mogen Platformcommunicatietools niet gebruiken voor spam, intimidatie, onrechtmatige activiteiten, misleiding, fraude of verboden pogingen om toepasselijke Platformverplichtingen te vermijden.

Gebruikers moeten WorkFlexStay te goeder trouw gebruiken en mogen toepasselijke Platform Fees of andere overeengekomen Platformverplichtingen niet opzettelijk vermijden met betrekking tot een transactie die materieel via WorkFlexStay is geintroduceerd, gestart, onderhandeld of geadministreerd.

Waar een zakelijke relatie of accommodatiekans voor het eerst materieel via het Platform is ontstaan, mogen Gebruikers dezelfde of wezenlijk dezelfde transactie niet doelbewust buiten het Platform herstructureren, voortzetten of afronden met als primair doel een toepasselijke Platform Fee te vermijden.

Deze bepaling kan ook gelden voor een wezenlijk verbonden voortzetting, verlenging, vernieuwing of vervangende regeling wanneer de relevante commerciele relatie rechtstreeks voortvloeit uit een WorkFlexStay-introductie of Platformboeking en de off-Platformregeling primair wordt gebruikt om toepasselijke Platformverplichtingen te vermijden.

Deze bepaling geldt niet wanneer een Gebruiker redelijkerwijs kan aantonen dat al voor de betreffende WorkFlexStay-introductie een echte bestaande commerciele relatie bestond met betrekking tot dezelfde accommodatiekans.

WorkFlexStay kan Platformrecords, boekingsactiviteit, introductierecords, berichten, tijdstempels en ander redelijk beschikbaar bewijs gebruiken bij de beoordeling van naleving van deze bepaling.

Niets in deze bepaling verhindert Gebruikers om legitieme onafhankelijke zaken te doen. Het doel is via het Platform geintroduceerde transacties en overeengekomen Platform Fees te beschermen tegen doelbewuste omzeiling.

Waar review- of feedbackfunctionaliteit beschikbaar is, moeten Gebruikers eerlijke, relevante en niet-misleidende content plaatsen op basis van echte ervaring.

Gebruikers mogen geen onrechtmatige, frauduleuze, lasterlijke, bedreigende, discriminerende, gemanipuleerde of bewust onjuiste content publiceren.

WorkFlexStay kan content beperken of verwijderen waar dit redelijkerwijs nodig is om deze Voorwaarden af te dwingen, wetgeving na te leven, Gebruikers te beschermen of de integriteit van het Platform te behouden.

WorkFlexStay kan toegang tot sommige of alle Platformfunctionaliteit opschorten, beperken of beeindigen waar dit redelijkerwijs nodig is wegens fraude of vermoedelijke fraude, wanbetaling, valse of misleidende informatie, beveiligingsrisico, misbruik of intimidatie, materiele schending van deze Voorwaarden, doelbewuste kostenomzeiling, onrechtmatige activiteit, beperkingen door betaalproviders, verificatiefalen of ernstig risico voor Gebruikers, WorkFlexStay of het Platform.

Waar redelijkerwijs mogelijk en passend kan WorkFlexStay kennisgeving doen of gelegenheid bieden om het probleem op te lossen. Onmiddellijke actie kan worden genomen waar dit nodig is voor beveiliging, fraudepreventie, wettelijke naleving, betalingsrisico of bescherming van Gebruikers.

Gebruikers moeten eerst proberen accommodatiegerelateerde geschillen rechtstreeks met de relevante contractspartij op te lossen.

WorkFlexStay kan administratieve ondersteuning bieden door communicatie te faciliteren, beschikbare Platformbewijzen te verzamelen of te helpen relevante boekings-, contract-, factuur-, betalings- of inspectierecords te identificeren.

WorkFlexStay garandeert de uitkomst van een geschil niet en wordt geen partij bij de onderliggende accommodatieovereenkomst door geschilondersteuning te bieden.

Klachten die specifiek betrekking hebben op WorkFlexStay of Platformdiensten kunnen worden ingediend via office@workflexstay.nl. WorkFlexStay kan ondersteunende informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om de klacht te beoordelen.

WorkFlexStay streeft naar betrouwbare Platformdiensten, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze beschikbaarheid.

Tijdelijke onderbrekingen kunnen optreden door onderhoud, beveiligingsincidenten, derde providers, betaalinfrastructuur, hostingdiensten, externe API’s, telecommunicatiestoringen of omstandigheden buiten de redelijke controle van WorkFlexStay.

Gebruikers blijven verantwoordelijk voor hun eigen commerciele beslissingen, advertenties, accommodatieregelingen, contractuele verplichtingen, fiscale behandeling en naleving van wetgeving.

Voor zover maximaal toegestaan door toepasselijk recht is WorkFlexStay niet aansprakelijk voor verliezen die uitsluitend worden veroorzaakt door onjuiste Gebruikersinformatie, geschillen tussen Provider en Client, accommodatiedefecten die niet door WorkFlexStay zijn veroorzaakt, onrechtmatige of onbevoegde advertenties door Gebruikers, onjuiste fiscale instellingen geselecteerd of bevestigd door Gebruikers, beslissingen of inhoudingen van derde betaalproviders of gebeurtenissen buiten de redelijke controle van WorkFlexStay.

Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit die onder Nederlands recht niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten.

WorkFlexStay kan deze Voorwaarden bijwerken waar dit redelijkerwijs nodig is wegens wettelijke of regulatoire wijzigingen, beveiligingseisen, nieuwe of gewijzigde Platformfunctionaliteit, eisen van betaalproviders, operationele verbeteringen, fraudepreventie of wijzigingen in diensten of bedrijfsprocessen.

De actuele versie en ingangsdatum worden via het Platform gepubliceerd. Waar een wijziging bestaande Gebruikers of lopende contractuele rechten materieel raakt, kan WorkFlexStay redelijke kennisgeving geven via e-mail, dashboardmelding of een ander passend communicatiemiddel.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, wijzigen aanpassingen niet met terugwerkende kracht een gesloten accommodatieovereenkomst tussen Provider en Client.

Op deze Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen met betrekking tot WorkFlexStay Platformdiensten worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, met inachtneming van toepasselijk dwingend recht en bevoegdheidsregels.

De onderliggende accommodatieovereenkomst tussen Provider en Client blijft beheerst door het recht en de geschilbepalingen die in die overeenkomst zijn opgenomen.

WorkFlexStay

van Hushovenstraat 6

5913VG Venlo

Nederland

E-mail: office@workflexstay.nl

Telefoon: +31 6 87099914

KvK: 42067675

BTW: NL005469340B21